Saiba cinco passos para fazer o home office funcionar melhor

Pesquisa indica como cuidar da operacionalização da prática sem correr riscos tributários e com aumento na produtividade.

Apesar de o home office ser atualmente uma prática comum na maioria das empresas, muitas ainda enfrentam barreiras para operacionalizar o modelo de forma eficaz. É o que mostra uma pesquisa feita pela Deloitte com 822 profissionais de empresas em mais de 45 países, como Brasil, Canadá e China. Segundo o levantamento, 80% das organizações implementaram alguma política de trabalho remoto recentemente, mas 54% enfrentam desafios na operacionalização por conta da incerteza em relação à melhor estratégia e abordagem da prática, às mudanças constantes das expectativas dos funcionários e à dificuldade de alinhar os interesses de todos.

“Na pandemia, as empresas precisaram ‘virar a chave’ muito rápido para que as pessoas pudessem trabalhar em casa. Algumas já estavam preparadas, mas outras precisaram se adaptar e implementaram o trabalho remoto de forma precária, sem software adequado nem estrutura”, explica Luiz Barosa, sócio de consultoria em capital humano da Deloitte.

Segundo ele, com o tempo, as companhias mais atentas começaram a profissionalizar a gestão do home office, uma vez que se tornou um elemento crucial para a atração e retenção de talentos. “Hoje percebemos que os negócios que negligenciaram a gestão do trabalho remoto, sem programas para o preparo da liderança e alinhamento das questões de compliance, estão vendo as consequências, como alta nos custos, queda de produtividade e dificuldade de atração e retenção”, diz.

Veja, a seguir, cinco passos importantes para a operacionalização desse modelo de trabalho, baseados nas pesquisas da consultoria:

1. Alinhe o modelo de home office com a estratégia organizacional

O primeiro passo é contar com uma política de home office que realmente permita com que as pessoas trabalhem fora do escritório, ou seja, que faça parte da cultura empresarial. Isso porque cada modelo ou abordagem terá uma aparência diferente, como explica Barosa. “Não existe uma solução universal. Tudo depende da filosofia e visão da empresa em relação ao trabalho remoto e à estratégia geral.

Das companhias que contam com o home office, por exemplo, 53% permitem que os funcionários trabalhem de forma híbrida, com parte da atuação no escritório e parte em casa; 27% adotaram o trabalho remoto integral, sem a necessidade de qualquer atividade física presencial no local; e só um em cada dez entrevistados não adotou alguma flexibilidade.

“A organização precisa entender a cultura que deseja perpetuar e, assim, direcionar a força de trabalho para ela. Isso envolve a formação de uma política clara, com a definição dos comportamentos esperados”, diz o executivo. Sem esse direcionamento cada time vai agir de uma maneira. De acordo com Barosa, parte essencial do trabalho é a capacitação e conscientização da liderança para atuar no modelo escolhido, pois são os líderes que direcionam e dão o exemplo.

2. Avalie o risco

A mudança no regime de trabalho tradicional para o modelo remoto ou híbrido levanta uma série de questões relacionadas a impostos. “Há riscos regulatórios e fiscais, dependendo de onde o profissional está trabalhando. É preciso verificar o local em que o serviço está sendo prestado e onde o imposto é recolhido. Se há um empregado do Brasil que trabalha em Portugal, existe a discussão sobre onde o imposto será tributado, por exemplo”, explica Luiz Rezende, sócio-líder de consultoria tributária da Deloitte.

De acordo com ele, é importante capacitar a liderança e estruturar a política com o envolvimento de todas as áreas: fiscais, compliance, mobilidade global, talento, RH, folha de pagamento, jurídico, privacidade de dados e tecnologia.

Quando a companhia sabe que um funcionário está atuando fora do país, pois isso é parte de seu plano de carreira e desenvolvimento, o controle e os cuidados ficam mais fáceis, porém, Rezende chama a atenção para um ponto. “Com a flexibilidade que algumas empresas dão ao time, como trabalhar de qualquer lugar, pode acontecer de um funcionário ir para outro país e atuar de lá sem a companhia saber”, diz. Segundo ele, isso pode acarretar problemas fiscais. Rezende recomenda que a companhia adote um monitoramento que a avise se alguém estiver em outro país.

3. Identifique as rotas para a capacitação

Não basta apenas implementar uma prática de flexibilidade, é preciso treinar o time para atuar no formato definido. Barosa recomenda que o desenho seja feito levando em conta algumas perguntas: O que eu quero com o modelo? Como ele deve ser? Quais ferramentas vão ajudar as pessoas a atuar nesse formato? Que áreas podem trabalhar dessa forma? “Não se trata só do local, mas de como as relações e as interações serão em um modelo híbrido ou remoto”, diz. Além disso, é preciso pensar em como os temas que envolvem cultura, carreira, segurança, liderança e desempenho serão tratados. O consultor ressalta que esse trabalho não é apenas do RH e, sim, de todas as áreas e líderes da empresa, incluindo o CEO.

Entre as capacitações necessárias, ele destaca aspectos de saúde mental e física, divisão entre trabalho e vida pessoal, capacidade de engajamento a distância, comunicação entre times e colaboração.

4. Determine a melhor forma de gerenciar a força de trabalho

Segundo a pesquisa da Deloitte, muitas organizações querem melhorar a conformidade e mitigar os riscos de suas políticas de trabalho remoto, mas há uma lacuna entre a capacidade de algumas em gerenciar e aplicar a proteção adequada. “O que temos visto é o uso de ferramentas que monitoram o que cada profissional está fazendo, o que é contraprodutivo e cria um ciclo de desconfiança que acaba com o engajamento do profissional”, afirma Barosa. “A tentativa de vigia é sempre ruim. Isso sem falar em questões de privacidade”, completa.

Para ele, é importante contar com um monitoramento para situações mais extremas e que podem acarretar complicações fiscais, como um profissional trabalhar de outro país, sem o conhecimento da empresa. “Além de questões fiscais, a empresa pode ter um problema ligado à saúde do profissional, por exemplo. Ele está fora e fica doente, mas o convênio da empresa não cobre o local em que ele está”, explica. Mais do que monitorar, é importante é estabelecer um ambiente de confiança, com líderes preparados para atuar a distância.

5. Olhe sempre para sua estratégia de talentos

De tempos em tempos é essencial parar e revalidar se as políticas de trabalho remoto da sua organização estão focadas na melhora da experiência do funcionário e na estratégia de talentos da empresa. Esses pontos são, inclusive, os principais motivos da implementação de uma política de home office levantados pela pesquisa da Deloitte. Para 84% dos entrevistados, a ideia é aprimorar a experiência da força de trabalho, 59% destacam a ampliação do banco de talentos, 39% a promoção da diversidade e inclusão, e 10% possibilitar uma carreira alternativa para os funcionários (10%).

FONTE: https://valor.globo.com/carreira/noticia/2023/02/08/mais-da-metade-das-empresas-sofrem-para-gerenciar-o-home-office-saiba-cinco-passos-para-fazer-o-modelo-funcionar-melhor.ghtml